Quelle est la meilleure structure de réponse à appel d’offres ?

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Quelle est la meilleure structure de réponse à appel d’offres ?

Rédiger une réponse efficace à un appel d’offres nécessite avant tout de l’organiser avec rigueur. Comme tout document écrit, une réponse à appel d’offres a d’abord besoin d’une structure. Ainsi, son déroulé doit suivre le propos et servir le soumissionnaire. Une structure de réponse à appel d’offres optimale se compose d’un résumé de l’offre (1), d’une présentation de l’entreprise (2), d’un mémoire technique (3) et d’une proposition commerciale (4), joints ou non dans un même livrable.

1. Résumé de l’offre

D’abord, la première impression est souvent cruciale. Derrière cette idée répandue se cachent de vrais biais psychologiques, qui rendent les premières phrases de la réponse déterminantes pour la réussite de la réponse.

Etant donnée sa longueur (parfois plusieurs dizaines de pages), la réponse à un appel d’offres peut donc débuter par un résumé. Celui-ci aura avant tout vocation à exprimer les forces de l’offre au commanditaire. En effet, ce dernier ne lit pas toujours l’intégralité de la réponse. Succincte, elle ne peut que rarement excéder deux pages.

Des phrases courtes et percutantes doivent y énoncer les avantages de la solution proposée. Idéalement, on y rappelle les grands enjeux de l’appel d’offres et ce dans quoi il s’inscrit. Un tel résumé montre que l’on a compris les besoins du commanditaire.

2. Présentation de l’entreprise

Ensuite, une présentation succincte de l’entreprise est utile, d’autant plus si elle est méconnue du commanditaire. Dans celle-ci, un historique rapide, une description des savoir-faire et quelques références sont les bienvenues pour s’assurer que le client reconnaisse la pertinence de l’entreprise sur ce marché. Parfois, joindre les résultats récents de la société peut se justifier pour donner un sentiment de confiance supplémentaire, d’autant plus si l’appel d’offres est conséquent.

3. Mémoire Technique

Le mémoire technique constitue le cœur de la réponse à appel d’offres. Il s’agit de la partie la plus longue, où l’on répond point par point aux attentes spécifiées dans le cahier des charges.

Même si l’on répond à de très nombreux appels d’offres similaires chaque année, il est bon de personnaliser le plus possible le document technique de réponse. Cette fois-ci, être exhaustif ne pose pas de problème, tant que les phrases servent le propos. En effet, il est important de faire comprendre au commanditaire que l’on a cerné ses besoins et de gagner son estime en prouvant son expertise et son expérience du métier. Ainsi, rappeler parfois les besoins et les lier habilement aux solutions proposées permet de gagner encore plus en crédibilité. En outre, le client percevra ces solutions non comme des options mais comme des nécessités, ce qui avantagera la réponse.

En ce qui concerne la structure interne de la partie technique, même dans le cas où le client n’impose rien, suivre l’ordre du document d’appel d’offres est un choix sûr. La clarté dégagée par une forme familière rendra ainsi le client plus prompt à se pencher sur les détails. Par ailleurs, cela donnera un a priori positif.

4. Proposition commerciale

Après la partie technique, reste à formuler la partie relative au prix et au paiement.

On a encore ici une occasion de montrer au client que l’on comprend ses besoins latents. Par exemple, une connaissance de l’état des comptes du client peut appeler une proposition de paiement différé. Ce type d’offre « sur-mesure » entraînera de nouveau un a priori positif de la part du client. La communication avec le commanditaire est primordiale pour justifier vos choix technique et votre prix.

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