Capitaliser sur son savoir interne pour les appels d'offres

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Capitaliser sur son savoir interne pour les appels d’offres

Une entreprise qui répond à de nombreux appels d’offres se confronte fréquemment à un manque de temps. Échéancier serré, manque relatif de personnel disponible, candidature à d’autres appels d’offres sont autant de contraintes qui rendent parfois l’exercice compliqué. Il est ainsi souvent question de gagner du temps là où cela est possible. Si une organisation bien rodée est un facteur de succès, valoriser son savoir interne pour les appels d’offres l’est aussi. Il permet d’augmenter significativement la vitesse de rédaction et les chances de remporter de nouveaux marchés.

Quels sont les problèmes de départ ?

Les appels d’offres se suivent et se ressemblent parfois. Entre plusieurs appels d’offres auxquels l’entreprise répond, le secteur peut être le même, le produit cherché semblable, voire identique. Il arrive même de devoir répondre à un appel d’offres de « renouvellement » de la part d’un client actuel. Dans ce cas, reformuler le même document de réponse, avec un mémoire technique et une proposition commerciale intégraux est chronophage. De surcroît, ce temps n’ajoute pas de valeur à l’offre.
Par ailleurs, il y a parfois peu de partage d’expérience, et même au sein de l’équipe en charge des appels d’offres. Souvent, l’expérience est le fait de quelques collaborateurs à la forte ancienneté, qui disposent du savoir et le transmettent au cas par cas au fil des appels d’offres auxquels l’entreprise est candidate. Il s’agit donc d’un mode de fonctionnement qui peut s’avérer parfois risqué. En effet, il repose sur la disponibilité de ces membres clefs de l’équipe. Enfin, cela empire si l’entreprise opte pour une organisation de réponse aux appels d’offres hybride. Dans ce cas, si un collaborateur non expérimenté est amené à répondre à un appel d’offres, il ne dispose que rarement de modèles standards pour formuler une réponse à la qualité élevée.
Ces deux problèmes entraînent ainsi une perte de temps et diminuent la qualité de la réponse à appel d’offres.

Comment le savoir interne pour les appels d’offres aide-t-il ?

Pour répondre à ces problèmes, capitaliser sur son savoir interne est une solution adaptée qui offre deux principaux avantages. D’abord, pareille capitalisation repose sur la conservation et l’archivage des documents de réponses aux appels d’offres. Après chaque réponse doit suivre un stockage des documents rigoureux. Ainsi, on s’assure qu’ils restent aisément disponibles à tous pour une utilisation future.

Le premier avantage réside dans le gain de temps. En effet, s’appuyer sur un document préexistant, ne serait-ce que pour le plan ou les éléments clefs du produit, fait passer moins de temps sur ces parties que de partir d’une copie blanche.

Ensuite, l’autre avantage consiste dans la meilleure diffusion des méthodes de réponses à appels d’offres auprès des collaborateurs, selon les principes de l’entreprise apprenante. Plus de personnes sont à même de répondre et on augmente donc la capacité de réponse de l’entreprise. Un bon Knowledge Management permet à chaque collaborateur de disposer d’une bibliothèque et donc de modèles à suivre.

Quelles sont les limites ?

La capitalisation sur du savoir interne pour les réponses à appels d’offres ne fait pas tout. En effet, le risque de tomber dans l’excès inverse existe. Au lieu de tout réécrire manuellement, les répondants ont la tentation de trop s’appuyer sur des modèles et de faire des propositions quasi automatiques. Or, de telles propositions peu personnalisées ne plaisent généralement pas aux commanditaires.

Une autre limite du savoir interne concerne sa diffusion et sa maîtrise par les collaborateurs. Si l’entreprise a recours à une organisation hybride ou chaque employé est susceptible de répondre un jour à un appel d’offres, alors elle doit former à l’utilisation du savoir interne. En effet, s’il n’est pas maîtrisé, il devient quasiment inutile. Si le répondant ne trouve pas en peu de temps le contenu auquel il pense (et qu’il ne sait même pas que ce contenu existe dans la base), alors il n’y a pas de gain de temps comparé à une réponse rédigée de A à Z.

Comment l’utiliser de manière efficace ?

D’abord, une utilisation efficace du savoir interne est une utilisation raisonnée. L’entreprise doit avoir donc conscience des limites de ce système pour en tirer pleinement partie. Ainsi, pas de copier-coller répété de la même offre, mais une utilisation au cas par cas de chaque point pertinent. Certes, ce mode d’utilisation implique de prendre un temps supplémentaire pour la réponse. Il garantit néanmoins une bonne correspondance entre la réponse et l’appel d’offres.

Par ailleurs, il faut s’assurer que les collaborateurs en font une bonne utilisation. Pour ce faire, des formations dispensées par l’équipe de réponse aux personnes moins expérimentées, répétées s’il le faut, permettent d’avoir des collaborateurs rapides et efficaces dans leur emploi des ressources de l’entreprise.

Comment entretenir son savoir interne pour les appels d’offres ?

Un bon savoir interne pour les appels d’offres est avant tout un savoir interne à jour. En effet, le savoir doit être entretenu régulièrement et actualisé pour rester pertinent. Pour ce faire, l’entreprise doit nommer un collaborateur responsable des archives d’appels d’offres. Celui-ci devra consulter les ressources pour vérifier leur cohérence, et surtout leur actualité. Si besoin, il pourra les modifier et les corriger. Cet audit doit avoir lieu plus ou moins régulièrement en fonction de la vie de l’entreprise. Si elle décroche fréquemment des marchés, il est logique que sa présentation et ses références (à destination des réponses à appel d’offres) évoluent à la même fréquence. Plus important, si l’entreprise change ses produits, elle doit également changer la partie technique de la réponse.

Enfin, et en plus de cette constante mise à jour, un savoir interne utile est un savoir interne que l’on a bien rédigé. La saisie des informations de la base de données doit être faite avec soin pour qu’elles soient aisément et rapidement mobilisables. La création d’un modèle qui présente uniquement les informations standards et garde vides les sections susceptibles de changer est la solution la plus sûre et rapide pour produire des appels d’offres mis à jour et sans erreurs.

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