Dématérialisation des marchés publics et conséquences sur les appels d’offres

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DÉMATÉRIALISATION DES MARCHÉS PUBLICS ET CONSÉQUENCES SUR LES APPELS D’OFFRES

Le plan de transformation numérique de la commande publique de décembre 2017 prévoyait plusieurs changements, parmi lesquels la très attendue dématérialisation des marchés publics. Cette mesure était alors présentée comme un moyen pour l’État de réduire les coûts. Le Ministère des Finances avançait même une économie de 9 millions d’euros avec la seule fin de l’archivage papier. Pour les entreprises, la dématérialisation des marchés publics devait aussi représenter une vraie opportunité de simplification des appels d’offres. Mais derrière ces annonces, quelles sont les réelles implications de la démat’ pour les entreprises qui répondent à des appels d’offres ?

En quoi consiste la dématérialisation des marchés publics ?

A compter du 1er octobre 2018, toutes les passations de marchés publics au montant supérieur à 25 000€ HT, ouvertes ou restreintes, doivent être dématérialisées. Au début de la chaîne, l’acheteur public doit publier son appel d’offres sur une plateforme virtuelle, appelée « profil acheteur ». Ensuite, l’ensemble des étapes de la passation de marché, comme la réception des candidatures, les échanges entre le commanditaire et les opérateurs économiques, ou encore le verdict, doit être entièrement dématérialisé.

Où se rendre pour répondre à un appel d’offres public ?

La dématérialisation des marchés publics a fait du « profil d’acheteur » la plateforme centrale où se réalisent les démarches liées aux appels d’offres. Il s’agit d’un site web où le candidat doit créer un compte utilisateur et peut trouver les appels d’offres et les documents attenants, comme le DCE. Par la suite, il peut y échanger de manière sécurisée avec l’acheteur public pour éventuellement obtenir des informations supplémentaires. Enfin, l’entreprise qui répond à l’appel d’offres doit soumettre sa candidature, c’est encore sur la plateforme qu’elle recevra la réponse. Parfois, cette fonction est délocalisée, et l’acheteur indique dans son avis de publicité la plateforme de dépôt où se rendre. Toute la démarche est sécurisée et tracée, et le candidat peut retrouver tous les documents ultérieurement s’il se souhaite. Après l’attribution du marché, l’acheteur publie sur le profil acheteur les informations de passation, les modifications faites et le choix final.

Attention : si la dématérialisation ne s’applique qu’aux échanges de documents. Il reste donc possible pour l’acheteur de convoquer physiquement les candidats pour des négociations. De plus, la signature de l’acte d’engagement n’est pas obligatoirement virtuelle. En effet, le code de la commande publique autorise toujours le support papier.

Est-il pour autant plus facile de répondre aux appels d’offres publics ?

La réforme est accompagnée de mesures destinées à simplifier les tâches du candidat. Désormais, l’acheteur doit collecter lui-même les documents disponibles sur le service DUME, que le candidat lui a envoyé lors d’un marché antérieur, ou qu’il a laissé dans un coffre-fort numérique. Ainsi, le candidat a dans certains cas moins de pièces administratives à remettre pour sa candidature. De plus, il peut aussi récupérer les documents soumis pour d’autres marchés publics et les modifier, et gagne ainsi du temps sur la rédaction de la candidature. Enfin, il faut noter que la dématérialisation ne concerne pas les pièces physiques spéciales (prototypes) nécessaires pour certains marchés.

Toutefois, tout n’est pas beaucoup plus simple avec cette réforme. D’abord, les entreprises soulignent la multitude et l’hétérogénéité des profils acheteurs. Si la loi contraint les acheteurs publics à disposer d’un profil acheteur, rien ne les oblige à se rassembler pour mutualiser la publication de leurs appels d’offres. Par conséquent, de très nombreuses plateformes coexistent, ce qui rend parfois complexe le dépôt des candidatures aux appels d’offres publics. Par exemple, une commune peut faire partie du profil acheteur de sa région, de son département, de sa communauté de communes, ou avoir son propre profil. Au total, le site gouvernemental data.gouv recense pas moins de 4 319 profils acheteurs différents (!). Ce morcellement est d’autant plus problématique que chaque profil acheteur a son propre système de comptes personnels.

Et la dématérialisation de la facturation ?

Une fois ces obstacles franchis et le marché gagné, il faut facturer. Naturellement, la facturation suit le même chemin que la procédure d’appels d’offres, et a également droit à sa dématérialisation. Chaque type d’entreprise devra s’y atteler à son rythme. L’ordonnance de 2014 a rendu la facturation électronique obligatoire pour les grandes entreprises à partir de 2017. Depuis le 1er janvier 2018, les entreprises de taille intermédiaire doivent également y recourir. Enfin, les PME devront l’utiliser à partir du 1er janvier 2019, et les très petites entreprises à l’horizon 2020.

Pour émettre des factures virtuelles plus facilement, l’Etat met à disposition le portail Chorus Pro. Après y avoir créé un compte (encore un), l’entreprise peut y éditer ses factures électroniques destinées aux clients publics.

Quid de la dématérialisation des marchés publics en Europe ?

Dans l’Union européenne, le déploiement du Document Unique de Marché Européen (DUME) suit aussi cette tendance à la dématérialisation. A compter du 1er avril 2018, les acheteurs publics sont dans l’obligation d’accepter les DUME électroniques, et ce document remplacera à terme les traditionnels DC1 et DC2 pour les candidatures aux marchés publics. Les 27 autres pays de l’UE acceptent également les DUME, ce qui rend la candidature pour leurs marchés plus facile.

Quels autres changements affectent les appels d’offres publics ?

La dématérialisation n’est pas le seul changement récent qui touche le secteur de la commande publique. Peu après, deux autres grandes modifications légales sont survenues, avec la loi Pacte et le code de la commande publique.

  • La loi Pacte prévoit un recours facilité à l’affacturage inversé. Ce mécanisme permet à une entreprise de se faire financer son poste « créances clients » par une société d’affacturage. Ainsi, l’entreprise dispose des fonds avant même l’échéance convenue avec l’acheteur public, et a une gestion comptable plus simple.
  • Le code de la commande publique oblige d’abord les acheteurs publics à diviser leurs marchés en lots. Il les contraint également à demander moins de retenues aux PME et à les payer plus rapidement. Enfin, il définit un nouveau cadre, celui du « partenariat d’innovation », qui permet de financer la recherche dans les entreprises innovantes par des fonds publics.

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