Les enjeux de la dématérialisation des Marchés Publics: Webinar du 29/06/2018

Vous avez été nombreux à suivre notre web-conférence sur la dématérialisation des marchés publics, qui rentrera en vigueur le 1er octobre 2018.

Vous aimeriez comprendre la dématérialisation de la passation des marchés publics ? Voici des éléments de réponse !

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Le contexte de la dématérialisation

Comme l’illustre le deuxième slide du webinar, la dématérialisation des réponses aux marchés publics n’est pas la seule obligation qui va s’imposer aux acheteurs, loin s’en faut ! En effet, elle s’accompagne d’autres contraintes qui visent à moderniser la commande publique.

Refonte juridique et obligation de transparence

Avec l’entrée en vigueur à l’horizon 2020 du nouveau grand code de la commande publique, un nouveau cadre juridique, prenant en compte les évolutions technologiques et plus transparent est sur le point de voir le jour. Ce nouveau code de la commande publique contraindra notamment les collectivités à publier les données essentielles inhérentes à la dépense publique et le nouveau règlement standardisera la façon dont ces informations seront transmises. Ces évolutions doivent favoriser la compétitivité et permettre aux entreprises de bénéficier d’une meilleure connaissance du marché.

Factures électroniques et dématérialisation de la procédure de passation

La dématérialisation de la facturation s’inscrit également dans une logique de modernisation. Mise en œuvre via le portail Chorus Pro, cette obligation s’échelonne depuis 2016 pour les centrales d’achat et jusqu’en 2020 pour les sociétés unipersonnelles. Le quatrième et dernier point est l’objet principal de notre article, il s’agit de dématérialisation de la procédure de passation des marchés publics et de ses enjeux.

Le cadre légal

La dématérialisation constitue un processus engagé depuis plusieurs années à l’échelle nationale ainsi qu’à l’échelle européenne, comme en témoigne la chronologie du cadre légal, exposée sur le troisième slide.

Une véritable rupture pour les acheteurs publics

A partir en 2010, les acheteurs publics pouvaient exiger des réponses dématérialisées à leurs consultations, mais cela n’a pas été suivi d’effets pour l’essentiel des collectivités qui continuaient à adopter un mode de fonctionnement classique. L’année 2012 marque une véritable rupture. Les acheteurs ont été mis devant le fait accompli, ils n’avaient plus le droit de refuser des réponses sous forme numérique et ont dû se doter des moyens techniques pour les réceptionner. Ce décret n’avait pas d’exigences précises quant aux supports de réception des réponses. Une quarantaine d’éditeurs qui ont démarché les collectivités sont à l’origine de 400 passerelles, ou “profils acheteurs”, des environnements qui ont leurs spécificités et peuvent à ce titre être difficiles à appréhender par les entreprises comme par les collectivités.

La suppression des offres papiers

En 2014, le Parlement et le Conseil Européen, deux des plus grandes instances de l’UE au côté de la Commission, préconisent l’obligation de la dématérialisation. A compter du 1er octobre 2018, la commande publique bascule dans l’univers de la dématérialisation, les entreprises n’auront plus l’opportunité de proposer leurs services au moyen de formulaires papiers.

Les caractéristiques de la procédure de réponse

La composition d’offre

Le slide numéro 5 synthétise les possibilités offertes aux entreprises dans la constitution des dossiers de candidature. Vous aviez l’habitude de candidater sous forme papier en transmettant les formulaires officiels comme le DC1 et l’ATTRI ? Vous pourrez toujours fonctionner de la sorte en faisant parvenir ces formulaires sous format électronique. Jusqu’à avril 2019, il demeure possible d’utiliser le formulaire MPS (Marché Public Simplifié). Après cette date, il vous faudra avoir recours au DUME ou constituer votre dossier à l’aide des formulaires classiques que l’on a énoncés en début de paragraphe. L’initiative française MPS est abandonnée car elle faisait doublon avec le DUME. Ce dernier a l’avantage d’être adapté à tous les marchés de la zone euro. Il se présente sous la forme d’un document à renseigner en ligne.

La signature numérique

La signature électronique est une clé de signature nominative, elle contient des informations (une série de caractères) qui permet d’identifier formellement le signataire d’un document, à l’image d’une carte d’identité dématérialisée. C’est l’outil de signature qui a pour rôle d’identifier formellement le signataire, d’authentifier le document et de procéder à un horodatage. Ce processus aboutit à la création d’un fichier à l’extension .sig, il est complémentaire au document mais ne le remplace pas. La signature des offres des candidats n’est pas obligatoire, ceci étant dans les faits l’acheteur public l’exige fréquemment. Attention, la clé de signature bénéficie d’une durée de vie limitée, l’entreprise qui propose ses services doit bien vérifier qu’elle demeure valable à minima jusqu’au jour de l’attribution et pas seulement jusqu’au jour du dépôt de la candidature. Si les signatures électronique de type RGS** sont toujours acceptées, les signatures eIDAS (Règlement européen sur l’identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques) se démocratisent et sont recommandées.

La transmission de l’offre

Comme le montre le 7e slide du webinar réalisé par Sendao, il existe environ 400 profils acheteurs. C’est un écueil pour les personnes non initiées, la diversité des plateformes est en effet synonyme d’interfaces différentes et de règles d’utilisation particulières pour chacune d’entre elles.

La première étape consiste à déterminer le profil acheteur et l’endroit où déposer sa candidature. Il convient ensuite de se connecter (ou de procéder à une inscription s’il s’agit de la première visite). Il y a souvent un délai entre le moment de l’inscription et celui où le nouvel utilisateur est autorisé à pouvoir soumettre sa réponse. Vous avez donc tout intérêt à éviter de vous inscrire au dernier moment ! Les passerelles ou profils acheteurs ne sont pas seulement des lieux de dépôts de dossiers, il est possible de récupérer un DCE (Dossier de Consultation des Entreprises) comme de s’inscrire à une newsletter. Les collectivités soumettent les entreprises à un “Dépôt test”. Loin d’être inutile, ce dépôt fictif permet de s’assurer que l’utilisateur dispose bien des pré-requis techniques nécessaires pour transmettre les fichiers qui matérialisent la réponse à un appel d’offre dématérialisé. Un paramétrage du poste peut être nécessaire pour concrétiser l’opération, à l’image de l’éventuelle mise à jour d’une version de Java réclamée par l’outil de signature de la passerelle. Cette dernière définit la structuration du dossier (enveloppe globale, fichiers administratifs d’un côté et enveloppe offre séparée etc…), il vous faut identifier cette structuration qui peut différer de celle qui est mentionnée par l’acheteur dans le règlement de consultation. Les pièces sont susceptibles d’être signées séparément ou une seule signature peut suffire pour l’ensemble des pièces constitutives du dossier. Le chargement du dossier est l’avant dernière étape, sa durée peut varier sensiblement d’une plateforme à une autre. Enfin, la récupération de la preuve de dépôt demeure primordiale, l’heure y est mentionnée.

 

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