Réponse à appel d’offres : comment la rendre plus visuelle

Quelle est l’importance de l’apparence visuelle de la réponse à appel d’offres ?

On sous-estime souvent l’importance de la forme. En effet, si l’évaluateur de la réponse à appel d’offres était parfaitement rationnel, la forme ne servirait à rien. Or, le lecteur de la réponse a comme tout le monde des biais, et capitaliser dessus permet de se donner des chances supplémentaires de décrocher l’appel d’offres. Pour ce faire, de nombreuses solutions sont possibles, du graphe à l’image, de l’organigramme à la carte, du pictogramme au schéma.

Quel intérêt immédiat ?

D’abord, l’intérêt d’introduire des éléments graphiques dans sa réponse à appel d’offres est cognitif.

• Premièrement les supports dotés de visuels jouissent généralement d’une plus grande adhésion. Une étude menée à Wharton a en effet prouvé que seuls 50% des témoins d’une présentation verbale en sortaient convaincus, contre presque 70% pour une présentation dotée d’éléments visuels.
• Deuxièmement, les éléments graphiques donnent de la clarté, essentielle dans une bonne réponse à appel d’offres. A l’époque de la surinformation, le plus clair est le mieux. Des recherches ont montré qu’un Européen est confronté à 5 fois plus d’information en 2017 qu’en 1986, sans avoir vu entre temps ses capacités cognitives augmenter. Par conséquent, beaucoup d’informations ne sont pas traitées convenablement, et certaines ne le sont pas du tout. Dans ce contexte, il est donc possible qu’une réponse à appel d’offres n’obtienne pas toute l’attention qu’elle mérite. Or, le cerveau traite mieux un élément graphique qu’un texte. En effet, le cerveau n’a besoin que d’un quart de seconde pour analyser un symbole visuel et lui assigner une signification. Cette tâche requiert moins de travail que pour une phrase. Fournir une réponse aux multiples éléments visuels est ainsi un moyen sûr que le client comprenne rapidement. Celui-ci pourra par exemple employer le temps gagné pour se pencher davantage sur les détails de l’offre.

Quel intérêt à moyen terme ?

En plus de ces avantages immédiats sur la compréhension, le client aura plus de chances de se souvenir de la réponse à l’appel d’offres si elle comporte un bon nombre d’éléments visuels. Il faut en effet noter que les images ne sont pas mémorisées de la même façon que le texte. Si le cerveau stocke le texte dans la mémoire dite de travail, les images sont quant à elles accumulées dans la mémoire à long terme. Or, comme son nom l’indique, la mémoire à long terme permet de retenir une information plus longtemps. Ainsi, un client se souviendra plus longtemps des images d’une réponse à appel d’offres que du texte. D’où l’importance de formuler une réponse riche graphiquement plutôt que seulement composée de paragraphes uniformes.

Quel intérêt pour la décision finale ?

Non seulement les éléments visuels aident à la compréhension générale et à la mémorisation, mais ils aident aussi à convaincre. Une étude de sciences cognitives a montré ce gain de crédibilité avec l’effet qu’avaient les images dans les articles scientifiques sur l’adhésion des lecteurs. Plus simplement, on croit souvent ce que l’on voit, moins ce qu’on lit. Pour une réponse à un appel d’offres, cela montre que des images judicieusement choisies et placées peuvent augmenter la capacité à convaincre le client.

Que soigner en priorité dans sa réponse à appel d’offres ?

Il faut privilégier les éléments graphiques lorsque le contenu est complexe. Par exemple, un organigramme peut être nécessaire dans la partie de la réponse où l’on présente son équipe. Ses flèches et ses différents niveaux remplacent des lignes de texte superflues. De même, si la solution technique implique plusieurs éléments joints entre eux, un élément visuel prend tout son sens. Enfin, un diagramme de Gantt peut efficacement remplacer une liste de livrables. Cela aura également l’avantage de donner au client une vraie vision chronologique de l’exécution de l’appel d’offres.

Quelles sont les limites des éléments graphiques ?

Les éléments graphiques sont certes un moyen très efficace de convaincre, mais ne sont pas sans inconvénients. Plusieurs erreurs sont possibles quand on en inclut dans sa réponse à appel d’offres. Elles peuvent desservir le propos et même diminuer les chances de convaincre.

D’abord, une réponse à appel d’offres ne doit pas constituer un trop grand nombre d’images. En effet, chaque image constitue une interruption du texte, et casse le rythme de lecture. Par ailleurs, intégrer trop d’images diminue l’impact positif de chacune d’elles et dilue les informations réellement importantes. Enfin, un piège fréquent mais aux conséquences néfastes est celui de l’image sans information clairement véhiculée. Parfois, la tentation d’inclure des images pousse à intégrer des visuels qui ne réfèrent à aucune information, ou à une information aussi bien transmise par du texte. Cela crée une confusion dans la présentation et déprécie les autres éléments graphiques de la réponse.

Comment les intégrer dans sa réponse à appel d’offres ?

Mettre en place des éléments visuels nécessite de suivre quelques principes.

Toujours identifier le but de l’élément graphique

Un élément graphique doit toujours avoir un but précis et aider à la mise en évidence ou la compréhension d’une information essentielle. Si l’on ne connaît pas son but précis ou que l’information qu’il doit servir est secondaire, mieux vaut ne pas intégrer d’élément graphique.

Savoir qui va lire

S’il est toujours préférable de savoir à qui l’on écrit, cela devient nécessaire lorsque l’on intègre des éléments visuels dans sa réponse. En effet, connaître les personnes susceptibles de lire le document donnera des informations essentielles. A quel service appartiennent-ils ? Qu’ont-ils pris en considération dans de précédents appels d’offres ? Ces données permettront de cibler les informations à mettre en relief par des éléments graphiques et ainsi à se démarquer.

Connaître parfaitement les besoins du client

Ce principe dans la réponse à l’appel d’offres prend son sens quand il s’agit de mettre en forme une réponse. Connaître finement les besoins du client permet de savoir quelles informations mettre sous forme de graphique. Seules celles répondant bien à un besoin ou montrant qu’on l’a compris méritent d’être mises en valeur visuellement dans la réponse à appel d’offres. On a ainsi la garantie que chaque élément graphique touche directement le client et le convainque entièrement.

Enfin, la mise en place des éléments graphiques doit suivre quelques règles de mise en forme. Par exemple, réduire raisonnablement leur taille dégage une impression de densité tout en économisant de la place. Par ailleurs, utiliser un thème en accord avec la charte graphique de l’entreprise dans la mesure du possible donne un cachet certain à la présentation et ne heurte pas l’œil du lecteur.